Faça de suas reuniões um espaço seguro para uma conversa honesta

Vamos começar o texto de hoje com uma história. 

Era uma vez, um jovem engenheiro que trabalhava em várias equipes de projeto em uma fábrica. O gerente de projetos dele levava todo mundo para comer pizza quando ele vinha à fábrica e fazia uma reunião do tipo  ‘sem segredos’. Esse líder perguntou o que ele queria saber e o time fez o mesmo. Foi uma reunião em que todos tiveram permissão para dizer ou perguntar qualquer coisa.

Esse gerente de projetos usou essas reuniões para descobrir como sua equipe estava indo, como seus projetos estavam progredindo e o que eles precisavam em termos de suporte e recursos. Ele fez perguntas gerais para iniciar uma conversa aberta:

  • O que você acha que eu preciso saber?
  • Onde você está com dificuldades?
  • O que te deixa orgulhoso?

Não houve pressão para ter uma resposta perfeita. O único requisito era ser honesto e sincero. É claro que ajudou o fato deste ser um gerente autêntico e atencioso – qualidades necessárias para criar a segurança psicológica que essa conversa exige.

A busca por melhores reuniões reside em liderar com respeito mútuo, inclusão e estabelecer um espaço que seja seguro o suficiente para que as pessoas falem o que pensam. Você pode não precisar fazer exatamente o que o gerente de projetos fez neste caso, mas pode aumentar a liberdade, a franqueza e a qualidade da conversa em suas próprias reuniões, concentrando-se em duas áreas principais: dar permissão e criar segurança.

Vejamos como.

Vamos começar com permissão. A permissão para dizer ou perguntar qualquer coisa não tem preço. Permite-nos expressarmo-nos plenamente: procurar o que queremos, dar feedback, falar sobre os problemas quando encontramos a necessidade. Ao anunciar que gostaria de ter uma reunião “sem segredos”, o gerente de projetos estava dando permissão à sua equipe para exibir um nível de franqueza que não é alcançado na maioria dos cenários. Ele pediu aos que falavam que não se contivessem ou “editassem” seus pensamentos. Ele pediu aos que ouviram que dessem aos seus colegas a chance de serem totalmente ouvidos, que é o que todos nós queremos – dizer exatamente o que estamos pensando e ser respeitados por dizê-lo.

Em suas próprias reuniões, fale sobre permissão com antecedência – é melhor abordá-la diretamente, em vez de presumir que ela já existe. Que permissão você gostaria do grupo para poder liderar com eficácia? De que permissões o grupo precisa para participar com sucesso?

Como líder, peça permissão à sua equipe para:

  • manter a conversa no caminho certo quando ela diverge ou se torna repetitiva
  • chamar pessoas que ainda não falaram
  • moderar as pessoas se elas estiverem dominando a conversa
  • fazer perguntas esclarecedoras quando precisar que alguém elabore

Capacite sua equipe, lembrando-os de que eles têm permissão para:

  • fazer perguntas a qualquer momento
  • convidar colegas para a conversa, se eles não falarem
  • pedir para gastar mais tempo em um tópico
  • pedir a outras pessoas para dizerem mais sobre sua posição sobre uma questão
  • expressar preocupações que não foram totalmente tratadas

Finalmente, incentive sua equipe (e você) a pedir permissão antes de fazer um comentário. Isso ajudará a garantir que seus comentários não sejam ameaçadores e sejam recebidos com atenção. 

Antes de falar, diga:

  • Posso te perguntar uma coisa?
  • Posso dizer-lhe algo?
  • Posso te dar alguma orientação?
  • Posso responder depois à sua dúvida?

Se isso parecer muito para se lembrar, a principal lição é: Você e sua equipe têm o direito de pedir o que for necessário para ser eficaz em uma reunião – liderar por resultados, expressar-se plenamente e agregar valor à discussão.

Agora, vamos nos concentrar na segurança. O grau em que uma pessoa se sente segura em um ambiente de reunião é amplamente baseado em suas experiências anteriores. Muitos de nós – em algum momento – experimentamos a sensação de não sermos ouvidos ou apreciados quando falamos. Mas quando as pessoas sentem que seus comentários serão ouvidos e tratados com respeito, é mais provável que sejam vulneráveis ​​e digam exatamente o que estão pensando. As conversas se tornam mais amplas e profundas quando todos estão envolvidos e se sentem seguros o suficiente para falar o que pensam. Para criar segurança psicológica durante uma reunião:

  • peça ao grupo para dedicar toda a atenção a cada pessoa que fala (faça isso no início da reunião)
  • permita que cada pessoa tome seu tempo e conclua seus pensamentos
  • faça perguntas de acompanhamento para maior clareza, se necessário
  • compartilhe o que é valioso sobre a pergunta ou comentário de alguém
  • use os nomes das pessoas e consulte os comentários anteriores que elas fizeram
  • convide para a conversa as pessoas que não falaram
  • responda a todas e quaisquer perguntas com sinceridade
  • resuma o que você aprendeu quando a reunião chegar ao fim
  • explique quais ações você tomará para colocar esses insights em uso e peça sugestões à sua equipe também
  • reconheça a qualidade da conversa e agradeça ao grupo por isso

Após a reunião:

  • complete os itens de plano de ação nos prazos que você definiu
  • não compartilhe a conversa com outras pessoas sem permissão
  • envie notas de agradecimento por escrito aos participantes (quando apropriado)
  • acompanhe as pessoas para garantir que seus comentários foram atendidos de forma satisfatória

As pessoas não querem apenas pertencer, elas querem contribuir. Você pode dar à sua equipe a oportunidade de fazer isso aplicando os princípios acima. No processo de ter conversas mais francas e mutuamente respeitosas, sua equipe se tornará mais coesa e capaz de trabalhar em conjunto com mais poder. Eles podem até começar a ansiar por suas reuniões por causa das conversas produtivas ​​que a permissão e a segurança criam.

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