Como gerentes de projeto, lideramos muitos projetos ao mesmo tempo. A maior parte dos nossos dias fica muito ocupada à medida que as tarefas urgentes se acumulam. Isso pode ser bastante opressor, e você pode até ter medo de acordar. Por onde você começa? Tenho encontrado isso com frequência e, na maioria das vezes, quero tirar um dia de folga do trabalho para “escapar” da crescente lista de tarefas pendentes. Mas, infelizmente, essas atividades provavelmente estarão esperando por você quando você voltar.

Quando você estiver tendo um dia desses, respire fundo e pratique esses seis truques de gerenciamento de tempo. Eles podem ajudá-lo a conquistar sua agenda de trabalho para que você tenha um dia produtivo – e aquele equilíbrio vital entre trabalho e vida.

Priorizar: Você deve ser brutal ao priorizar. A verdade é que nem todas as tarefas da sua programação diária são urgentes e importantes para aquele dia. Remova qualquer atividade da sua lista que possa ser realizada amanhã. Uma boa regra é ter no máximo três atividades críticas em sua lista de tarefas diárias.

Reveja suas atividades do dia e priorize as atividades urgentes e importantes. Você pode classificar atividades críticas (ou atividades que, se concluídas, tornariam outra atividade em sua lista mais fácil).

Use o “método bola de neve” de Dave Ramsey: O método bola de neve diz que você deve se concentrar em pagar suas menores dívidas primeiro. A ideia para isso é que você se sinta motivado a continuar pagando suas dívidas por causa das pequenas vitórias que obtém quando vê suas dívidas desaparecendo.

Aplique isso às suas atividades prioritárias, concentrando-se em concluir primeiro a atividade prioritária mais fácil. Depois que essa atividade for concluída, você se concentra na próxima mais fácil e assim por diante. Isso ajuda a ganhar impulso para continuar a se esforçar para concluir a próxima atividade. Isso se deve à sensação de progresso que você obtém ao concluir uma de suas tarefas críticas. Essas pequenas vitórias resultam na grande vitória de realizar as atividades que você priorizou para o dia. No final do dia de trabalho, você tem uma sensação de realização.

Delegar: Às vezes, temos dificuldade em delegar porque temos um padrão específico no qual queremos que o trabalho seja concluído. Isso está bem, mas para que sua equipe se desenvolva, você precisa correr o risco de delegar tarefas (que não são dependente de você) aos membros de sua equipe. Isso libera tempo para concentrar seus esforços nas tarefas que dependem de você. Também oferece uma oportunidade de alavancar a força dos membros de sua equipe e ajudá-los a crescer, dando-lhes responsabilidades. Isso os ajuda a desenvolver suas habilidades e a reconhecer sua própria força. Ter uma equipe desenvolvida e atuante irá livrá-lo de uma carga de trabalho pesada. Portanto, delegar é, na verdade, uma vantagem para você e sua equipe.

Use seu calendário: se usado de forma eficaz, seu calendário é uma ferramenta poderosa de gerenciamento de tempo. Muitas vezes, sua agenda está cheia de reuniões e não deixa tempo para concluir o trabalho real que você priorizou para o dia. Isso pode resultar em horas extras de trabalho para concluir suas tarefas, causando muito esforço e estresse. Para evitar isso, reserve um tempo todos os dias em sua agenda para suas atividades prioritárias. Dessa forma, você tem sua parte de sua programação reservada para concluir suas tarefas dentro do horário de trabalho.

Use a função de rascunhos de seu e-mail: Às vezes, você pode se lembrar de um e-mail que precisa enviar. Em vez de deixar o que está fazendo para se concentrar no envio do e-mail, é uma boa prática anotar isso. Você pode digitar as informações vitais do e-mail e salvá-lo como um rascunho. Depois de concluir o que está fazendo, você pode retornar ao rascunho do e-mail, expandir as informações vitais anotadas e enviar o e-mail.

Por exemplo, ao redigir o relatório de status do projeto, você se lembra que teve que enviar um e-mail para acompanhar uma atividade do projeto com o líder técnico. Em vez de colocar o rascunho do relatório de status do projeto em espera para enviar o e-mail, você pode anotar as principais informações que deseja acompanhar. Depois de terminar de redigir o relatório de status, vá para o rascunho do seu e-mail e entre em contato com o líder técnico.

Tente não se distrair ao completar uma tarefa, pois você pode perder a concentração e a linha de pensamento. Você deve evitar distrações – mesmo que sejam distrações importantes – e completar uma tarefa de cada vez.

6. Faça pausas: às vezes, ficamos grudados em nosso laptop por horas sem fazer uma pausa. Isso leva a rendimentos decrescentes durante o trabalho, pois estudos mostram que mantemos a concentração por uma média de uma hora e meia a duas horas. Assim, o tempo gasto trabalhando após duas horas sem fazer uma pausa não será tão produtivo. Fazer uma pausa de 10 a 15 minutos após algumas horas de trabalho é muito eficaz para aumentar a produtividade.

Por exemplo, você produz melhores resultados fazendo uma pausa de 15 minutos após duas horas de trabalho do que faria se continuasse por quatro horas e depois fizesse uma pausa. Você poderia concluir a tarefa em três horas, em vez de quatro horas, se tivesse feito aquele intervalo. Então, da próxima vez, dê uma volta em seu espaço de trabalho ou alongamento. Isso também ajuda a melhorar seu nível de concentração e relaxa as articulações.

Texto de OGHENEVWOGAGA JOHNSON