É uma coisa louco, não é? Você investiu tanto tempo e esforço em seu projeto quanto qualquer outra pessoa. É estrategicamente importante. Você tem um sponsor que não só vai às reuniões, mas também presta atenção. Os impactos na organização tendem a ser significativos uma vez feito isso. Você se preocupou com os detalhes; você construiu agendas, modelou a disponibilidade de recursos, analisou os detalhes de seus orçamentos e construiu um recurso de rastreamento que permite que você saiba tudo o que está acontecendo. Apesar de tudo isso, é o outro projeto – aquele que deu fim ao processo de aprovação – que está recebendo toda a atenção e entusiasmo.

O que faz a diferença? Por que um projeto cujo gerente está perdendo o controle é falado incessantemente, enquanto um esforço executado com competência, gerenciado de maneira competente e disciplinado nem consegue incluir tempo no calendário de reuniões do executivo? Em uma palavra: história.

Um dos desafios fundamentais do envolvimento com seres humanos é que não somos totalmente racionais. Às vezes, até mesmo pouco racional. Tomamos decisões tanto ou mais pela emoção e intuição do que pela lógica. A lógica é o que usamos para racionalizar a escolha depois que a fizemos, não como chegamos à decisão original.

A história está programada em nosso processamento emocional. E eu quero dizer isso literalmente. O suspense ativa o cortisol; ficamos tensos e prestamos atenção aos detalhes. A oxitocina é a substância química do bem-estar que nos dá a sensação de calor quando a história puxa as cordas do nosso coração. Uma boa história bem contada nos envolve não apenas porque nossas mentes estão absortas nas palavras, mas porque nossos corpos estão repletos de substâncias químicas. Um gerente de projeto sabe disso. O outro não.

A história não é produzida por acaso. Por mais que o efeito da história seja emocional, a elaboração da história segue suas próprias regras e lógica. Existe estrutura. Existem convenções e diretrizes. Há liberdade para brincar com isso nas bordas, como há com qualquer arte ou disciplina. Mas saber onde as regras podem ser alteradas e desafiadas requer dominá-las e saber por que funcionam da maneira que funcionam.

A estrutura essencial da história é a estrutura. E o mais famoso – e mais fácil de dominar – é a estrutura de três atos. Analise qualquer história poderosa e convincente – seja livro, peça ou filme – e o que você provavelmente descobrirá é que existe uma estrutura de três atos subjacente a cada um deles. Isso é verdade tanto para Citizen Kane e A Streetcar Named Desire quanto para Star Wars e Deadpool.

Para todos aqueles que acabaram de dizer, “Espere. O que? Estávamos conversando sobre projetos, e isso não tem nada a ver com filmes! ” Eu gostaria de desiludir você dessa noção rapidamente. Cada história bem elaborada tem uma estrutura, e essa estrutura é universal. Ele aparece em apresentações bem entregues tanto quanto em filmes de grande sucesso.

Um caso em questão: venho realizando webinars mensais para este site na última década (o que é um pouco surpreendente por si só). Todo mês, eu entrego um novo webinar. Existem cerca de 120 deles por aí agora. E cada um – sem exceção – tem a mesma estrutura de três atos embaixo dele. Isso não quer dizer que o conteúdo seja arbitrariamente dividido em três seções. Cada ato atende a um propósito claro e bem definido.

No primeiro ato, você configura a história. Você apresenta os personagens e a situação. Você os torna identificáveis ​​para seu público. O segundo ato é sobre desafio e conflito. Você cria tensão. Você explora problemas. O terceiro e último ato trata da resolução do conflito. Você resolve problemas. Você chega a um final feliz. Uma descrição encantadora disso, atribuída a Vladimir Nabokov, afirma: “No primeiro ato, leve seu personagem principal para uma árvore; no segundo ato, atire pedras nele; no terceiro ato, abaixe-o graciosamente. ”

Aplicando essa estrutura às apresentações, você pode segui-la literalmente com base nos cabeçalhos das seções. A primeira seção da apresentação apresenta o problema e explica por que as pessoas devem se importar. A segunda seção descreve os desafios encontrados e as consequências de não resolvê-los. A terceira seção fornece uma explicação de como resolver os problemas e chegar a uma solução significativa e relevante. É uma estrutura simples, é surpreendentemente eficaz e atraente e, uma vez que você sabe que ela existe, é surpreendente a frequência com que a encontra.

Apenas trabalhar com uma estrutura de três atos, embora o mova a uma distância surpreendente, não nos leva à linha de chegada. Os três atos fornecem uma estrutura útil, mas ainda precisamos animar nossa história – e torná-la atraente e convincente. Para isso, podemos recorrer a uma estrutura ligeiramente diferente, que também vem em três.

Nossa segunda estrutura remonta a Aristóteles, que definiu os termos que ainda usamos hoje: ethos, pathos e logos. O que eles descrevem são os elementos que se combinam para persuadir e solicitar ação.

Ethos trata de estabelecer nossa credibilidade; informa ao nosso público quem somos e porque somos um narrador confiável de nossa história.
Com pathos, demonstramos uma compreensão da situação do nosso público; demonstramos que os entendemos, que conhecemos suas preocupações e podemos falar com eles com segurança.
Finalmente, o logos é a lógica do nosso argumento; é a proposta persuasiva e fundamentada de nossa solução e a demonstração de como nossa solução responde às preocupações de nosso público.
Assim como delineei como a estrutura de três atos orienta minhas apresentações, os conceitos de ethos, pathos e logos definem minhas propostas. Cada proposta bem-sucedida que desenvolvi abraçou e incorporou consciente e explicitamente todos os três elementos. As propostas malsucedidas geralmente resultam do comprometimento de pelo menos uma delas. Afinal, propostas são histórias que obrigam a ação: mostre-me que posso confiar em você, mostre-me que você me entende e me convença de que tem uma solução. Essa é a história que você está tentando contar toda vez que cria uma proposta.

Esses elementos não precisam necessariamente ser transmitidos em sequência. Mas eles precisam estar lá. Eles precisam existir em nossa história, e minamos nossa capacidade de convencer e motivar se não existirem. E, como a estrutura subjacente de três atos, é surpreendente a frequência com que você encontra e reconhece esses elementos depois de conhecê-los e compreender seu propósito.

Essas estruturas não são abstratas e não são teóricas. Eles são reais, são fundamentais e têm governado a narrativa por séculos. A história é o que nos move, e esses elementos são a estrutura que move a história.

A razão pela qual pessoas, projetos e organizações se destacam é porque eles se tornam visíveis. Eles se fazem ouvir. O que cria visibilidade e apelo é o resultado de falar e ter uma história convincente para compartilhar quando as pessoas realmente prestam atenção. Fazer barulho é fácil. Narrativas que envolvem e conectam são comparativamente mais difíceis, mas são elas que fazem a diferença.

Seu projeto não vai se destacar por causa da qualidade de seu termo de abertura, a abrangência de sua avaliação de risco ou a definição sutil e matizada de dependências em seu gráfico de Gantt. Se você quer que as pessoas se importem, você deve mostrar a elas por que deveriam. A história é a ferramenta em seu arsenal que fará isso. Descubra a história do seu projeto e, em seguida, conte-a.

Texto de Mark Mullaly