Golfinhos, Submarinos e a Comunicação Ágil

Os golfinhos são mais fáceis de rastrear do que os submarinos. Eles vêm à tona com mais frequência e geralmente estão à vista de onde você os viu pela última vez. Os submarinos, por outro lado, podem desaparecer por meses ou anos seguidos, e é difícil dizer para onde foram.

O que isso tem a ver com as comunicações do projeto?

Muitos entregáveis tradicionais de gerenciamento de projetos têm alternativas ágeis. Por exemplo, um backlog do produto é um tanto análogo a uma estrutura analítica do projeto. Um roteiro de lançamento contém muitos dos elementos de um gráfico de Gantt. No entanto, raramente vemos planos de gerenciamento de comunicações ágeis. Por que isso?

Por que temos planos de gestão de comunicação

Os projetos podem ser demorados e caros, e prender funcionários valiosos por longos períodos sem garantia do resultado inicialmente esperado. Portanto, a coisa certa a fazer é concordar antecipadamente sobre como todos serão mantidos informados sobre o progresso do projeto, riscos, problemas, etc. É aqui que entra um bom plano de gerenciamento de comunicações.

O plano de gerenciamento das comunicações do projeto descreve como todos os vários grupos de partes interessadas serão mantidos informados sobre o progresso e os problemas. Ele descreve a frequência, o formato e os canais de distribuição que serão usados ​​para as comunicações. Dadas as altas taxas de mudança frequentemente experimentadas em projetos ágeis, podemos esperar mais ênfase nas comunicações para manter todos na mesma página.

Mostre, não diga

Apesar da falta de um plano formal de gerenciamento de comunicações, as abordagens ágeis enfatizam amplamente a comunicação e o compartilhamento de informações. Na verdade, a transparência e o compartilhamento de informações fazem parte de muitas das práticas ágeis. Vamos examinar alguns …

Demonstrações – Fazer com que a equipe demonstre incrementos de funcionalidade ao final de cada iteração mostra o que o projeto alcançou até o momento. As demonstrações costumam ser acompanhadas de resumos de gastos do projeto e atualizações sobre as datas de conclusão esperadas. Juntos, eles fornecem uma boa foto do progresso e uma oportunidade para os representantes comerciais fornecerem feedback.
Demonstrações frequentes significam que o projeto nunca desaparece por muito tempo. Em vez disso, a equipe sai regularmente do trabalho para mostrar onde está com o progresso e discutir o que deve acontecer a seguir. É essa cadência previsível de sessões de mostrar e contar que cria a comparação entre golfinhos e submarinos.

Projetos ágeis freqüentemente surgem para mostrar o progresso e discutir problemas. Eles são como golfinhos, frequentemente emergindo nunca muito longe de onde submergiram pela última vez.

Projetos preditivos podem ter menos para mostrar o negócio e, portanto, ter uma maior confiança nos planos de gerenciamento de comunicação para manter todos informados. Após o início, um projeto preditivo pode ficar ocupado em análise e design por longos períodos, com apenas entregas internas para mostrar para seu trabalho. Nessas circunstâncias, eles se comportam mais como submarinos, desaparecendo de vista por longos períodos, em seguida, emergindo para apresentar a solução.

Quadros kanban – O conceito de “tornar o trabalho visível” é aplicado em projetos ágeis para mostrar quais tarefas estão sendo trabalhadas atualmente e o status de itens pendentes e concluídos. Visto que o trabalho do conhecimento é freqüentemente novo ou sem precedentes na organização, ajuda ter dicas visuais para ele, para que as pessoas possam apontá-lo ou examinar sua posição em um quadro Kanban para determinar seu status no processo de desenvolvimento.
As ferramentas modernas de gerenciamento de projetos ágeis têm uma variedade de ferramentas de quadro Kanban e de lista de pendências para que as partes interessadas possam revisar o progresso e o status da tarefa remotamente. Uma vez que essas ferramentas também rastreiam quando o trabalho muda, elas também podem calcular e exibir métricas como lead time, tempo de ciclo, WIP e taxas de rendimento que ajudam a determinar as prováveis ​​datas de conclusão e custos.

“Radiadores” de informações – um tema comum entre as várias abordagens enxutas e ágeis é mostrar e compartilhar informações. O XP tem a prática de “espaço de trabalho informativo”, Scrum incentiva a “transparência” e o desenvolvimento de Kanban fala sobre tornar “as políticas de processo visíveis”. Eles promovem a representação gráfica e o compartilhamento de informações – boas e ruins – por meio de grandes tabelas e gráficos conhecidos como radiadores de informações.
Radiadores de informação podem mostrar qualquer dado que a equipe deseja exibir. Pode ser uma lista de impedimentos ou, conforme mostrado no gráfico abaixo, as pontuações de ameaças cumulativas para cinco riscos relacionados ao local do poço ao longo do tempo:

Essas exibições são usadas pelas equipes, mas também amplamente compartilhadas com outras partes interessadas. Os membros da equipe de desenvolvimento, em vez de um gerente de projeto, geralmente criam esses radiadores de informação e, ao fazer isso, ampliam o conjunto de partes interessadas que relatam o projeto.

Reuniões Daily Stand-up – Os levantamentos diários (daily stand-up) são reuniões curtas (15 minutos) em que os membros da equipe compartilham seu progresso, planos e levantam quaisquer problemas ou impedimentos que eles tenham. É uma sessão de comunicação entre equipes, em vez de relatar o status a um scrum master ou gerente de projeto. Ele facilita a colaboração, o compartilhamento de carga e o planejamento da equipe. Outras partes interessadas podem ocasionalmente aparecer para observar, mas o objetivo é ajudar os membros da equipe a se comunicarem entre si.

Retrospectivas – No final de cada iteração (normalmente a cada duas semanas), os membros da equipe se reúnem para revisar como as coisas estão funcionando e se alguma melhoria pode ser feita. Esta reunião é outro evento programado com foco no compartilhamento de informações.

A alternativa ágil para planos de gerenciamento de comunicações

Por ter vários eventos focados na comunicação como parte das principais práticas ágeis, ele elimina parte da necessidade de criar um plano de gerenciamento de comunicações separado. Em vez disso, as pessoas que trabalham em ou com equipes ágeis sabem que há eventos como demonstrações, stand-ups e retrospectivas aos quais podem comparecer para aprender sobre o desempenho do projeto. Da mesma forma, também haverá quadros Kanban e outros radiadores de informação disponíveis online para obter as métricas do projeto.

Realidades Híbridas

A analogia dos golfinhos e submarinos é um bom ponto de partida para ajudar a explicar algumas das diferenças entre os estilos de comunicação preditiva e ágil. No entanto, os projetos da vida real geralmente são mais complicados. Projetos preditivos que incorporam uma fase de prova de conceito ressurgem e mostram o progresso. As revisões de passagem de fase podem não demonstrar incrementos de uma solução, mas são pontos de revisão planejados para avaliar o progresso, problemas e financiamento.

Da mesma forma, nem todo mundo pode assistir a uma demonstração – nem quer assistir à gravação de uma para obter a resposta de uma única pergunta. Os dados sobre radiadores de informações ágeis podem não chegar a todas as partes interessadas, e os sistemas de pull para fornecer dados de projetos de sites só funcionarão se as pessoas solicitarem (puxarem) os dados.

Misturar e combinar

É normal e freqüentemente necessário agendar demonstrações adicionais ou pontos de revisão em projetos preditivos. Também pode ser necessário criar planos de comunicação para projetos ágeis, especialmente aqueles com partes interessadas distribuídas. Não devemos presumir que só porque a informação está disponível, ela está sendo consumida ou compreendida.

Portanto, embora os projetos ágeis frequentemente surjam para mostrar seu progresso, e os projetos preditivos podem parecer desaparecer de nossos radares (sonares?) Se não os acompanharmos de perto, precisamos fazer mais. Precisamos perguntar às pessoas como elas desejam ouvir sobre o projeto e garantir que saibam onde encontrar as informações. Verifique com eles para ter certeza de que conseguiram acessar e interpretar corretamente.

Podemos usar retrospectivas e pesquisas em qualquer projeto para aprender sobre as necessidades e desejos de comunicação. Dado que a curva de custo de mudança aumenta rapidamente, é melhor saber sobre boas e más notícias (em particular) o mais rápido possível. Portanto, continue se comunicando e pedindo feedback.

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