Continuando nossa série de artigos sobre gerenciamento de riscos, vamos entender como monitorá-los e porque isso é importante!

Você criou um ótimo registro de risco, definiu quais serão suas respostas aos riscos e fez um plano para realizar essas ações. Mas como você verifica se seus planos de resposta estão tendo o efeito desejado?

O que vejo muitos gerentes de projeto fazendo – especialmente no início de suas carreiras – é definir os planos de ação para o gerenciamento de riscos e, em seguida, não voltar para verificar se o risco está realmente sendo tratado. Uma coisa é pedir às pessoas que ajam. Outra coisa totalmente diferente é verificar se elas estão fazendo isso e ter certeza de que as ações que você planejou realmente abordaram o risco da maneira que você deseja.

O problema com o risco é que, mesmo que você o resolva com um plano de ação, ainda pode acabar com um risco residual – problemas em potencial que sobraram depois de realizar suas ações “principais”. E você precisa entender quais são esses riscos residuais e o que (se houver) você fará a respeito.

Hoje vamos dar um pouco mais de detalhes sobre o monitoramento: a etapa do processo de gerenciamento de risco em que você verifica novamente para ter certeza de que seus planos de ação são eficazes.

O QUE PROCURAR

O objetivo de fazer este processo (o processo Monitorar Riscos) é certificar-se de que o nível atual de exposição ao risco, levando em consideração todas as ações que você está realizando, ainda está OK no geral. Você continua procurando por novos riscos, mudanças no status do risco (porque alguns podem estar se tornando mais sérios ou menos impactantes para o seu projeto).

Fique atento também a:

• Que suposições você fez sobre os riscos do projeto que precisam de uma revisão? Você pode ter mais informações agora ou pode precisar incluir novas suposições.
• Quais políticas de gerenciamento de risco você tem e elas estão sendo seguidas? Ajudaria a atualizar ou revisar os procedimentos de alguma forma?
• As partes interessadas ainda estão satisfeitas com o nível de risco? O nível geral de risco pode mudar (e geralmente muda) à medida que o projeto avança, porque mais riscos são descobertos e isso muda o equilíbrio. Verifique se você ainda está de acordo com as expectativas das partes interessadas.
• Quanto orçamento de contingência ou gerenciamento de risco resta? Ele está sendo usado da maneira que você esperava? Você precisa pedir mais e, em caso afirmativo, como vai justificar isso?

Entradas

As entradas para este processo são:

• O plano de gerenciamento do projeto e, em particular, a seção do plano de gerenciamento de risco
• Documentos do projeto, incluindo o registro de problemas, o registro de lições aprendidas, o registro de riscos (porque é aqui que você terá escrito o que deveria estar fazendo) e relatórios de riscos (se você os criar – eu normalmente não, apenas anote os detalhes em uma coluna no registro de risco)
• Dados de desempenho do trabalho e relatórios de desempenho do trabalho – em outras palavras, os planos de ação foram implementados?

Ferramentas e técnicas

As ferramentas e técnicas para avaliar se os planos de ação tiveram o impacto esperado dependerão de como você pode julgar o sucesso.

No entanto, existem algumas coisas comuns que você pode fazer para revisar e os tipos de ferramentas e técnicas que você pode usar incluem:

• Técnicas de análise de dados como análise de desempenho técnico (para comparar o que você fez com o que foi planejado de forma tangível) e análise de reservas (para ver quanto dinheiro você tem).
• Auditorias – minha recomendação é que você peça a uma pessoa imparcial para fazer isso para você, em vez de tentar revisar seus processos de risco você mesmo. Pergunte ao PMO ou a um colega de confiança.
• Reuniões (porque quem não gosta de uma boa reunião para discutir todas as coisas que podem dar errado no projeto?)

Escolha as ferramentas que permitirão que você avalie o impacto do risco (novamente) para ver se está tudo corrigido ou se há mais que você pode fazer.

Saídas

As saídas deste processo são:

• Informações de desempenho de trabalho
• Solicitações de mudança (porque seus novos planos podem envolver a adição ou remoção de tarefas ao cronograma do projeto, por exemplo, para fazer mais algumas ações de resposta a riscos)
• Atualizações de documentos do projeto, especialmente para o plano do projeto, registro de suposições, registro de problemas, registro de lições aprendidas, registro de riscos e relatórios de riscos
• Ativos de processos organizacionais que podem precisar de atualização, por exemplo, modelo de risco ou seu sistema de TI, fluxos de trabalho, etc.

Outra saída é fazer as tarefas para lidar com os riscos residuais ou quaisquer outras ações que você descobriu para garantir que as respostas aos riscos sejam implementadas conforme planejado.

Esse processo é algo que você pode fazer regularmente. É interessante reservar um tempo de sua agenda para fazer uma revisão de risco, com a periodicidade que seja pertinente (desde que não seja muito distante uma revisão de outra). Por exemplo, uma vez por mês, tento encaixar o assunto riscos em nossas reuniões de equipe de projeto – às vezes, falamos apenas sobre um ou dois riscos, aqueles que são os mais importantes no momento ou que provavelmente ocorrerão em breve.

Use seu bom senso – este processo existe apenas para alertá-lo a manter constantemente seus riscos e atividades de gerenciamento sob revisão. Se você mantiver os riscos em mente, você e seu projeto ficarão bem.