Antes mesmo de começarem a gerenciar seu primeiro projeto, os novos gerentes de projeto sabem que têm muitas tarefas diferentes a realizar, muitos chapéus diferentes a vestir e uma grande quantidade de pessoas confiando neles para fazer tudo. E também sabem que o tempo será a mercadoria mais preciosa que possuem. Os novos gerentes de projeto são ensinados desde o início que a forma como gerenciam seu tempo será crítica para seu sucesso. Escolher o que focar primeiro, onde concentrar seus esforços e o que adiar ou delegar é fundamental não apenas para o gerentes de projeto, mas também para o projeto e eu ainda acrescentaria que para a vida!

Um modelo comum que os gerentes de projeto são ensinados é a Matriz de Eisenhower, que é uma matriz dois por dois que separa as tarefas em “urgente / menos urgente” e “importante / menos importante”. Essa é uma boa maneira de ajudar a identificar o que é urgente e importante, e priorizar o resto.

Mas vamos encarar a dura realidade com a qual os gerentes de projeto têm lidado desde o início dos projetos: às vezes, simplesmente não têm tempo suficiente para fazer tudo. O que fazer, então?

A resposta a essa pergunta pode ser a diferença entre sucesso e fracasso para novos gerentes de projeto. A Matriz de Eisenhower e é uma boa sugestão; trabalhe para atribuir cada tarefa a um dos quatro quadrantes. Porém, também acredito que a matriz tem falhas quando se trata de gerentes de projetos. Esses problemas são:

• Tarefas importantes e não urgentes ainda tendem a ter um cronograma definido para elas (é um projeto, afinal), então a flexibilidade de programar o trabalho para evitar a procrastinação não é realmente apropriada (mas também não é tratar tudo como urgente por causa de existência de data de vencimento).
• Tarefas urgentes não importantes nem sempre podem ser delegadas. As equipes de projeto operam com atribuições de recursos restritas e, embora a delegação seja uma ferramenta importante para os gerentes de projeto, há um limite para o que pode ser delegado sem impactar o projeto. Também há limites para o que um gerentes de projeto – especialmente um novo – deve delegar. O crescimento com a experiência é importante, assim como respeitar as cargas de trabalho da equipe.
• Trabalhos não importantes e urgentes não podem ser ignorados ou excluídos. Você tem responsabilidades como gerente de projeto que devem ser cumpridas em relação ao processo, supervisão, relatórios, etc. E, embora possam não parecer particularmente valiosas, ainda precisam ser cumpridas. Além disso, sua perspectiva de não importante e não urgente pode não ser compartilhada por sua gerência!

Como resultado, minha recomendação é lidar com as categorias da Matriz de Eisenhower de maneira um pouco diferente. O trabalho urgente e importante deve ser sempre a primeira coisa a chamar sua atenção, mas você deve estar preparado para ajustar sua definição dessas coisas com base no que está acontecendo em seu projeto. Se surgir um grande problema, então seu item de prioridade número 1 pode ser algo que não existia ontem.

Para trabalhos importantes, mas não urgentes, recomendo que você tente reservar um tempo a cada dia ou semana para fazer esses itens. Seja realista sobre quanto tempo essas tarefas provavelmente levarão e aloque tempo suficiente para concluir esses compromissos. Lembre-se de que nem todos serão tarefas semanais ou diárias, então você precisa incluir essa flexibilidade em sua alocação de tempo. Minha preferência pessoal é alocar tempo semanalmente, pois isso permite que você dedique uma parte maior de tempo em um bloco – e permite que você antecipe a necessidade e gerencie outro trabalho em torno disso.

Para aquelas tarefas que são urgentes, mas não importantes, as coisas ficam um pouco mais difíceis. A delegação ainda é uma ferramenta que você precisa usar para um subconjunto deles, e essa delegação deve considerar a importância relativa do trabalho dentro da categoria – e as habilidades das pessoas às quais você pode delegar trabalho. Para outros itens nesta categoria, você precisa tentar concluí-los em qualquer tempo que sobrar do horário de trabalho não urgente importante ou atrasá-los. Se você atrasar, certifique-se de informar às partes interessadas afetadas que você não conseguiu concluir o trabalho conforme planejado e peça sua aprovação para esse adiamento. O que você não deve fazer é mover o trabalho para a categoria de baixa importância / baixa urgência – o trabalho não mudou simplesmente porque você não teve a chance de fazê-lo.

O trabalho que está genuinamente naquele quadrante final de não urgente e não importante precisa ser tratado com base no “melhor esforço”. Eu não aloco tempo para esses itens todas as semanas porque sei que não serei capaz de fazê-los, e isso acaba frustrando. Eu tento estabelecer uma meta para passar por um certo número de itens a cada mês, mas realisticamente muitos desses itens fazem parte das atividades de “limpeza” do projeto depois que as entregas são concluídas. É claro que os únicos itens que você pode classificar nesta categoria são as tarefas que podem ser concluídas nessa programação – não é aqui que você coloca o relatório de status semanal!

O resultado final
Para muitos gerentes de projeto, o gerenciamento do tempo tem um foco de muito curto prazo – o que você fará a seguir ou o que fará hoje ou esta semana. Isso é especialmente verdadeiro para novos gerentes de projeto que podem se sentir oprimidos pela quantidade de trabalho que têm que concluir e descobrem que precisam olhar para suas prioridades imediatas para evitar o pânico. É muito mais eficaz categorizar todo o trabalho que você precisa fazer e revisar essa categorização regularmente. Isso fornecerá a estrutura necessária para realmente administrar seu tempo.

A Matriz de Eisenhower fornece uma ótima estrutura para essa categorização, mas reconhecemos que ela precisa ser ajustada para a realidade da vida de um gerente de projeto. Haverá momentos em que você simplesmente não conseguirá realizar todo o seu trabalho. Tudo bem, porque mais tarde no projeto você terá um pouco desse tempo de volta e será capaz de recuperar o atraso – desde que tenha priorizado seu trabalho de forma adequada.

Texto de Andy Jordan, adaptação de Fabio Camatari

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