Durante as reuniões de revisão ou status de projetos, um dos maiores problemas que ouço com frequência é a comunicação inadequada. Talvez o gerente de projeto não tenha se comunicado corretamente, na hora certa e da maneira certa – ou simplesmente não se comunicou de forma alguma!

Excelentes habilidades de comunicação são essenciais para o sucesso do projeto. Vamos compartilhar então seis maneiras de melhorar suas habilidades de comunicação e se tornar um gerente de projeto melhor!

1. Compreenda sua equipe e as partes interessadas.

Sempre que entro em um novo projeto ou organização, gosto de usar um bloco de notas para anotar qualquer informação relevante ou importante sobre os membros da equipe com quem estarei trabalhando. Isso inclui informações sobre a localização da equipe, de onde vêm os membros da equipe, se eles realizaram algum teste de personalidade, que tipo de recurso eles são, etc. Eu normalmente concluo isso no primeiro estágio de desenvolvimento da equipe, mas me certifico que eu adiciono atualizações conforme necessário ou quando novas pessoas entram na equipe. Isso também inclui a análise das partes interessadas. Eu anoto a origem dos stakeholders, a melhor forma de me comunicar com eles e qual a linguagem mais adequada.

2. Procure colaboradores.

Com que frequência você tem suas comunicações revisadas por alguém relevante ou um segundo par de olhos? Em projetos um pouco mais complexos, é importante um especialista no assunto do projeto (técnico por exemplo) ou líder de equipe para revisar todas as comunicações técnicas antes de serem lançadas. Também é interessante ter um coordenador do projeto ou líder para revisar outras comunicações oficiais do projeto para se certificar de que sejam claras, de fácil compreensão e relevantes para o grupo de comunicação ou partes interessadas que recebem a comunicação.

3. Crie um plano de comunicação.

Um plano de comunicação eficaz pode determinar o sucesso de um projeto. Este plano não precisa incluir o tipo de comunicação que você entregará durante o projeto, mas sim quem precisa ser informado e com que frequência. Também gosto de incluir outras informações, como:

• Como cada parte interessada gostaria de ser informada? Prefere apresentações, e-mails ou comunicações cara a cara?
• Que horas ou dias são melhores para discutir ou fornecer informações? Isso é especialmente relevante para equipes internacionais ou remotas.
• Como as comunicações devem ser tratadas durante períodos urgentes ou críticos?

Também recomendo compartilhar seu plano de comunicação com todos no projeto. Eu coloco o nosso em um repositório de documentos compartilhado e garanto que todos na equipe saibam onde encontrá-lo.

Em sua essência, um plano de comunicação também irá garantir que você identificou todas as partes interessadas relevantes em seu projeto. Sem identificar todas as partes interessadas em potencial, você corre o risco de falha de comunicação, desalinhamento e problemas potenciais em um ponto posterior do projeto.

4. Delegar.

Quando se trata de comunicação, clareza é fundamental. É por esta razão que delegar comunicações específicas é importante, como as mais técnicas (feitas por quem entende mais do assunto). Quero que toda comunicação que sai do meu projeto agregue valor ao receptor; portanto, é fundamental que qualquer coisa remotamente técnica ou fora de sua área de conhecimento seja tratada por alguém que entenda o assunto completamente e conheça seu status atual. Como gerente de projeto, posso apoiar a preparação e entrega da comunicação e garantir que atenda às melhores práticas de entrega de comunicação (conforme descrito no plano de comunicação).

5. Avalie seus métodos de entrega.

Em seu plano de comunicação, você definirá o que comunicará e como o fará. Eu recomendo gerenciar as expectativas especificamente sobre o “como”. Por exemplo, você não pode se dar ao luxo de receber chamadas individuais com uma dúzia de interessados ​​transmitindo a mesma mensagem, simplesmente porque eles estão em fusos horários diferentes. Para resolver isso, você pode analisar regiões e ter no máximo duas a três chamadas, dependendo da localização de suas equipes.

Se você estiver trabalhando com equipes remotas, considere o uso de vídeo ou peça a um líder local para fazer a apresentação, se apropriado. Por exemplo, em um projeto anterior, decidimos ter líderes técnicos conjuntos unindo três locais em todo o mundo. Cada líder entregaria sua atualização em seu fuso horário para a equipe (talvez até no idioma local) e garantiria que os outros líderes fossem informados se algo importante surgisse ou precisasse ser adicionado.

Também recomendo gravar reuniões regularmente para qualquer pessoa que não pode comparecer e disponibilizar essas gravações no site compartilhado da equipe, para que qualquer pessoa possa revisar as comunicações a qualquer momento e fornecer feedback.

6. Aprenda com os outros.

A sua organização possui um repositório de lições aprendidas? Use-o para aprender com os erros de projetos anteriores e garantir que as comunicações do projeto não tenham os mesmos problemas. Descobri que os repositórios de lições aprendidas são uma fonte inestimável de informações sobre a organização e as armadilhas a serem evitadas.

Tornar-se um comunicador eficaz não é fácil. É preciso prática e você cometerá erros. Mas se você puder dedicar tempo para entender o que está comunicando, garantindo que se comunique de maneira eficaz e agregando valor ao projeto, você está no caminho certo para se tornar um comunicador de projeto de sucesso.

E você, como garante que é um comunicador de sucesso? Compartilhe suas dicas favoritas nos comentários abaixo!

Texto base por Emily Luijbregts